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Normativa

Administración electrónica

La normativa sobre administración electrónica la hallamos en la  Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Ambas contemplan que la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las Administraciones Públicas en sus múltiples vertientes. Es decir, de gestión interna, de relación con los ciudadanos y de relación de aquellas entre sí. El objetivo es servir mejor a los principios de eficacia, eficiencia, al ahorro de costes, a las obligaciones de transparencia y a las garantías de los ciudadanos.

Como se dice en la parte expositiva de la Ley 39/2015 , “una Administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantías de los interesados a la vez que facilita una mejor transparencia”. En consecuencia, en dicha ley se establecen cuestiones tales como que los actos administrativos se producirán por escrito a través de medios electrónicos, y que los documentos administrativos se emitirán igualmente por escrito a través de medios electrónicos; mientras que la Ley 40/2015 establece que las AA.PP. se relacionarán entre sí y con sus órganos a través de medios electrónicos.

Qué nos dicen la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015 sobre la administración electrónica

La ley 39/2015, de 1 de octubre, se refiere, entre otras, a cuestiones tales como los derechos de las personas en sus relaciones con las AA.PP; la asistencia en el uso de medios electrónicos; los registros electrónicos; los sistemas de identificación de los interesados en el procedimiento; la práctica de las notificaciones a través de medios electrónicos; la emisión de documentos por las AA.PP.; la validez y eficacia de las copias realizadas por las AA.PP.; los documentos aportados por los interesados; y el archivo de documentos.

La Ley 40/2015 trata, entre otras cuestiones, de los sistemas de identificación electrónica, la firma electrónica del personal al servicio de las AA.PP.; la sede electrónica; el archivo electrónico de documentos; el intercambio de datos en entornos cerrados de comunicación, la actuación administrativa automatizada; la obligación de que las Administraciones Públicas se relacionen entre sí por medios electrónicos, el funcionamiento electrónico de los órganos colegiados; los sistemas electrónicos de información mutua; la gestión compartida de los servicios comunes que incluye los sistemas de información y comunicaciones; la aplicación del Esquema Nacional de Interoperabilidad y del Esquema Nacional de Seguridad; la reutilización de sistemas y aplicaciones de propiedad de la Administración y la Transferencia de tecnología entre Administraciones.

Catálogo de servicios de la Administración Digital

El Catálogo de Servicios de Administración Digital tiene como objeto difundir los servicios compartidos y el resto de servicios comunes, infraestructuras y otras soluciones tecnológicas que la SGAD, la Secretaría General de Administración Digital, pone a disposición de todas las Administraciones Públicas para contribuir a impulsar el desarrollo de la Administración Digital y mejorar los servicios que se ofrecen a ciudadanos y a empresas, o internamente a los empleados públicos.

El papel de la SGAD en la administración electrónica

La SGAD es la responsable de impulsar y coordinar a la Administración del Estado para hacer realidad el planteamiento recogido en el Plan de Transformación Digital de la Administración del Estado (2015- 2020), la Estrategia TIC, aprobada por el Consejo de Ministros en octubre de 2015 y en la primera Declaración de Servicios Compartidos, elaborados con la vista puesta en las leyes 39/2015 y 40/2015.

Objetivos y elementos del Catálogo de Servicios de la Administración Digital

En particular, el Catálogo persigue facilitar la implantación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Este Catálogo de Servicios de la Administración Digital se estructura en los siguientes apartados: Administración digital y servicios al ciudadano; Gestión interna; Infraestructuras; Regulación, guías e informes relevantes. A continuación se recoge una relación de los servicios de cada uno de ellos:

1. ADMINISTRACIÓN DIGITAL Y SERVICIOS AL CIUDADANO

IDENTIDAD DIGITAL Y FIRMA ELECTRÓNICA
> Cl@ve –  Identidad electrónica para las Administraciones.
> Cl@ve Firma – Firma criptográfica basada en certificados centralizados.
> @Firma – Plataforma de validación de certificados y firmas.
> FIRe – Solución Integral de Firma electrónica.
> TS@ – Plataforma de sellado de tiempo.
> Valide – Validación de firmas y certificados electrónicos.
> Cliente de Firma electrónica de @Firma
> Port@firmas – Firma electrónica de empleado público
> Autentica – Autenticación de empleado público
> Sistema europeo de reconocimiento de identidades electrónicas – eIDAS

REGISTROS Y REPRESENTACIÓN DEL CIUDADANO ANTE LAS AA.PP.
> SIR – Sistema de Interconexión de Registros.
> Registro Electrónico Común.
> GEISER – Gestión Integral de Servicios de Registro.
> ORVE – Oficina de Registro Virtual.
> Apodera – Registro electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado.
> Habilit@ – Registro de Funcionarios Habilitados.
> Representa.
> Notaria – Consulta de Poderes Notariales.

ATENCIÓN AL CIUDADANO Y EMPRESA
> PAG – Punto de Acceso General.
> 060 – Punto de acceso telefónico de las AA.PP.
> Carpeta ciudadana.
> FACE – Punto General de Entrada de Facturas electrónicas.
> Transparencia Local.
> Comunicación de cambio de domicilio.
> Inscripción en Pruebas Selectivas.
> Cita Previa.

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ENTRE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
> PID – Plataforma de Intermediación de Datos.
> Portfolio SCSPv3.
> Corinto – Comunicaciones Electrónicas Seguras.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN TRANSVERSALES
> SIA – Sistema de Información Administrativa.
> DIR3 – Directorio Común de Unidades.
> Direntidades – Directorio de Entidades.

COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES AL CIUDADANO
> Dirección Electrónica Habilitada única o Punto único de notificaciones para todas las AAPP.
> Notifica – Gestión de notificaciones.
> SNE – Notificaciones electrónicas.
> SIM – Plataforma de Mensajería.

EXPEDIENTE, DOCUMENTO Y ARCHIVO ELECTRÓNICO
> InSiDe – Infraestructura y Sistemas de Documentación Electrónica.
> Archive – Archivo definitivo de expedientes y documentos.

APOYO A LA TRAMITACIÓN ADMINISTRATIVA
> ACCEDA – Sede y gestión electrónica de procedimientos-
> PAGOS – Pasarela de pagos-

COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN
> PAe – Portal de Administración Electrónica.
> OBSAE – Observatorio de Administración Electrónica. DATAObsae

REUTILIZACIÓN
> CTT – Centro de Transferencia de Tecnología.
> CISE– Centro de Interoperabilidad Semántica.
> Portal datos.gob.es

UTILIDADES PARA PORTALES Y SERVICIOS PÚBLICOS
> PLATA – Plataforma de Traducción Automática.
> EGEO –España en Georreferenciación.
> OAW –Servicio de diagnóstico en línea.
> FORMA – Formularios para publicación web.
> Portales AGE, EELL y CCAA.

2. GESTIÓN INTERNA

COMUNICACIÓN Y MENSAJERÍA
> Correo electrónico multidominio – Correo gob.es
> REÚNETE – Servicio Común de Reuniones Virtuales.
> ALMACÉN – Envío y recepción de ficheros de gran tamaño.

RECURSOS HUMANOS
> NEDAES – Nómina Estándar Descentralizada de la Administración del Estado.
> SIGP – Sistema Integrado de Gestión de Personal.
> FUNCIONA – Portal del Empleado Público.
> SERVINÓMINA – Servicio de Visualización de Nómina en el Portal Funciona.
> Registro Central de Personal (RCP) y Portal CECIR.
> TRAMA – Tramitación de permisos e incidencias. Estadísticas TRAMA.

GESTIÓN DE SUBVENCIONES
> AURA – Subvenciones para catástrofes naturales.
> GALATEA – Subvenciones de fondos europeos (FEDER).

OTROS SERVICIOS DE GESTIÓN INTERNA
> CIRCABC.

3. INFRAESTRUCTURAS
> Comunicaciones SARA.
> Servicio Unificado de Telecomunicaciones.
> Servicio de seguridad gestionada.
> Servicio de alojamiento de infraestructuras TIC.
> Servicio de nube híbrida (nubeSARA).

4. REGULACIÓN, GUÍAS E INFORMES RELEVANTES
> Esquema Nacional de Seguridad.
> Esquema Nacional de Interoperabilidad.
> Plan de Transformación Digital de la AGE y sus OO.PP. Estrategia TIC.
> Guías del Observatorio de Accesibilidad Web.
> MAGERIT 3.0
> MÉTRICA V.3
> Guía de Comunicación Digital de la AGE.
> Informes relevantes del OBSAE.

La importancia del DNIe en la eAdministración

El DNI electrónico supone para la Administración electrónica lo mismo que la utilización del DNI tradicional supuso para la Administración: un sistema fiable para la identificación y garantía de la autenticidad de los actos realizados por los ciudadanos. Utilizando el DNIe, los ciudadanos pueden interactuar con las Administraciones Públicas por vía telemática, sin necesidad de presentarse físicamente en sus instalaciones para la realización de los trámites y hacerlo en cualquier momento del día o de la noche. Esto es, Administración Electrónica efectiva.

Este nuevo DNI, que la Dirección General de la Policía comenzó a expedir en 2015, contiene como novedad dos certificados reconocidos con un par de claves cada uno, que permiten al ciudadano realizar trámites con las Administraciones Públicas. Asimismo, los distintos Departamentos Ministeriales están trabajando en adaptar multitud de procedimientos administrativos que podrán ser realizados telemáticamente utilizando, como medio de autenticación y firma, el DNI.

Por todo ello, las diferentes administraciones públicas (Comunidades Autónomas, Entidades Locales y Administración General del Estado) están realizando un enorme esfuerzo para adaptar sus servicios a esta nueva forma de relacionarse con los ciudadanos.

Servicios de la Administración electrónica relevantes para el día a día de los ciudadanos

Registro electrónico
El Registro Electrónico General de la Administración General del Estado es un registro para la presentación de documentos para su tramitación con destino a cualquier órgano administrativo de la Administración General del Estado, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 39/2015 , de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Además a través del Registro Electrónico se podrán presentar documentos para su remisión telemática a otras Administraciones Públicas (Comunidades Autónomas, Entidades Locales, etc.) que estén integradas en el Sistema de Interconexión de Registros. Para realizar el registro es preciso disponer de DNI electrónico o certificado electrónico en vigor.

Cambio de domicilio
A través del Portal de Comunicación de Cambio de Domicilio, el ciudadano puede, una vez realizado el empadronamiento, comunicar a distintos organismos de la Administración, como Dirección General de Tráfico, Agencia Tributaria y Seguridad Social entre otros, su cambio de domicilio sin tener que ir presencialmente a cada uno de ellos. Para poder realizar la comunicación del cambio de domicilio deberá autenticarse mediante Cl@ve, un sistema orientado a unificar y simplificar el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Su objetivo principal es que el ciudadano pueda identificarse ante la Administración mediante claves concertadas (usuario más contraseña), sin tener que recordar claves diferentes para acceder a los distintos servicios. Cl@ve complementa los actuales sistemas de acceso mediante DNI-e y certificado electrónico, y ofrece la posibilidad de realizar firma en la nube con certificados personales custodiados en servidores remotos.

Notificaciones electrónicas
El Servicio de Notificaciones Electrónicas permite a cualquier persona física o jurídica recibir por vía telemática las notificaciones administrativas. Mediante la Dirección Electrónica Habilitada (DEH) cualquier persona física o jurídica dispondrá de una dirección electrónica para la recepción de las notificaciones administrativas que por vía telemática puedan practicar las distintas Administraciones Públicas. Este servicio tiene carácter gratuito. Asociado a la Dirección Electrónica Habilitada, su titular dispondrá de un buzón electrónico en el que recibirá las notificaciones electrónicas correspondientes a aquellos procedimientos a los que voluntariamente decida suscribirse. En el caso de que de la práctica de la notificación sea obligatoria se podrá asignar de oficio una dirección electrónica habilitada. Este servicio cumple con las máximas garantías de confidencialidad, autenticidad y privacidad con el fin de asegurar la identidad de los participantes y de las comunicaciones. Para utilizar este servicio, el interesado deberá disponer de un Certificado Digital estándar X.509 emitido a su nombre o de la empresa que representa. La longitud de la clave de dicho Certificado Digital será de 1024/2048 bits para la Firma con certificados digitales. Posteriormente el interesado deberá completar el formulario existente en la opción «registrarse» o en la opción de menú «Crear una DEH».

Registro Electrónico de Apoderamientos
El Registro Electrónico de Apoderamientos creado por el artículo 15 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la ley 11/2007 de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a tos Servicios Públicos, permite hacer constar las representaciones que los ciudadanos otorguen a terceros para actuar en su nombre de forma electrónica ante la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes. El acceso a la aplicación requiere DNI electrónico o certificado digital reconocido en vigor.

Registro de funcionarios habilitados
El Registro de funcionarios habilitados (RFH), creado por el artículo 16 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007 de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, permite recoger a los funcionarios que se habiliten por parte de la Administración para actuar en nombre de los ciudadanos que deseen actuar en procedimientos electrónicos de la AGE y que no dispongan de firma electrónica. Asimismo permite incorporar aquellos procedimientos, trámites o servicios electrónicos cuyos órganos propietarios o gestores decidan habilitar para su ejercicio por funcionarios habilitados en representación del ciudadano (persona física). El RFH permite hacer constar las habilitaciones de los funcionarios de la AGE y sus organismos públicos para que actúen ante la administración en nombre del ciudadano en procedimientos que requieran firma electrónica. Está regulado por la Orden HAP/7/2014, de 8 de enero, por la que se regula el Registro de funcionarios habilitados para la identificación y autenticación de ciudadanos en el ámbito de la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes.

Cotejo de documentos por CVS
El Código Seguro de Verificación (CSV) garantiza, mediante el cotejo en la Sede electrónica del Punto de Acceso General, la integridad del documento (artículo 42 de la ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público). En este apartado el usuario podrá recuperar documentos facilitados por la Administración Pública a través del Código Seguro de Verificación. Aquí podrá cotejar y acceder a documentos generados en la Carpeta Ciudadana, la Agencia Tributaria y de otros organismos de las administraciones públicas.

Referencias relacionadas y casos de éxito
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